Co to jest kaizen?

Metoda kaizen, pomimo orientalnej nazwy wcale nie pochodzi z Azji. Została stworzona w USA w celu zwiększenia wydajności przemysłu. Okazała się tam tak skuteczna, że została eksportowana do Japonii, gdzie była dalej rozwijana i otrzymała obecną nazwę. Dziś niemal każdy na świecie zna japońskie marki elektroniczne czy motoryzacyjne, co jest chyba najlepszą rekomendacją kaizen.

A było to tak:

Metoda kaizen powstała w Stanach Zjednoczonych podczas Wielkiego Kryzysu, a została rozwinięta podczas drugiej wojny światowej. USA musiały wtedy znacznie zwiększyć wydajność przemysłu zbrojeniowego, by móc szybko wyprodukować wielokrotnie większą ilość sprzętu niż do tej pory. Wyzwanie polegało na tym, że gospodarka USA nie była wówczas w najlepszym stanie i nie można było po prostu przeznaczyć większych środków na przemysł. Efektywność musiała być znacznie zwiększona bez zwiększania nakładów. Aby podołać temu wyzwaniu rząd stworzył specjalny program szkoleń z zarządzania. Jedno z nich zawierało zalążek późniejszego kaizen.

Ponieważ czasu było mało, nie można było pozwolić sobie na wprowadzanie wielkich zmian strukturalnych, było natomiast miejsce na drobne poprawki. Nowa metoda zalecała, by każdy pracownik miał możliwość zasugerowania drobnych zmian w funkcjonowaniu firmy. W halach produkcyjnych zostały umieszczone specjalne skrzynki kontaktowe, gdzie pracownicy mogli wrzucać swoje pomysły na drobne zmiany w działaniu firmy. Kadra zarządzająca natomiast została przeszkolona, by wszystkie takie uwagi traktować z należytą powagą. Podejście takie okazało się wyjątkowo skuteczne w optymalizacji działania firmy i znacznie przyczyniło się do wzrostu siły przemysłu Stanów podczas wojny.

Kaizen pojawiło się ponownie, kiedy po wygranej wojnie USA rozpoczęło odbudowę zniszczonej Japonii. Siły amerykańskie zorganizowały wówczas dla japońskich menadżerów szkolenia, które bardzo przypominały wcześniejsze szkolenia prowadzone w Stanach. Japończycy zaś chętnie uczyli się amerykańskich metod zarządzania, gdyż zdawali sobie sobie sprawę, że to one w dużej mierze umożliwiły Aliantom zwycięstwo. W tym samym czasie metoda drobnych zmian została zapominana w Stanach, stawała się natomiast coraz powszechniejsza w Japonii. Japończycy rozpoznali jej potencjał i rozwijali ją nadając jej w końcu własną nazwę - kaizen, co oznacza "poprawa". 

O tym jak można wykorzystać kaizen w codziennym życiu piszę tu

A ty jak odwlekasz zrobienie czegoś?

Chcesz posprzątać mieszkanie, zrobić prezentację, zacząć chodzić na siłownię albo medytować, ale ciągle coś staje ci na przeszkodzie? Obiecujesz sobie, że "już od jutra, tym razem na pewno...", ale następnego dnia nadal nie możesz znaleźć w sobie energii by zabrać się do działania?

Dobra wiadomość jest taka, że odwlekania można się oduczyć, i to łatwiej niż myślisz.

Nawet lepiej - ponieważ odraczanie wynika z tego, że coś sprawia nam trudność, to metoda na zapanowanie nad tym nawykiem wręcz musi być łatwa! Brzmi zbyt dobrze, by było prawdziwe?

Większość ludzi uważa, że odkładanie wynika z lenistwa. Nic bardziej mylnego! Osobiście zaryzykowałabym nawet stwierdzenie, że nic takiego jak lenistwo nie istnieje (więcej na temat lenistwa wkrótce).

Jeśli rzeczywiście szczerze chcesz coś zrobić, ale nie możesz się za to zabrać, to najprawdopodobniej na przeszkodzie stoi obawa. Często nawet jej sobie nie uświadamiasz. Chyba najczęstszą formą tego strachu jest poczucie, że zadanie nas przerasta. Oznaką, że o to właśnie chodzi są pojawiające się "z tyłu głowy" myśli: "to mi zajmie wieki", "nigdy nie zrobię tego dobrze", "i tak nie będę w tym systematyczny", "zanim skończę, znów zrobi się bałagan i będę musiała zaczynać od początku", "nie mam tyle czasu", "nie mam siły" itd.

Bardzo często wyobrażamy sobie idealny rezultat jaki chcielibyśmy osiągnąć, a potem porównujemy go z mocno od niego odbiegającym stanem obecnym i już na starcie decydujemy, że zadanie jest zbyt trudne. To strach stanowi największą przeszkodę i to nim musimy się zająć.

Co możemy zrobić, aby opanować strach przed wykonaniem zadania?

Najlepiej jest... usunąć obiekt strachu, pozbyć się tego, co strach wywołuje. Ale, ale...! - zawołacie. - Przecież nie mogę zrezygnować ze swojego celu, to nie jest żadna metoda!

To prawda. Możesz natomiast swój cel rozbić na bardzo małe cząstki. Tak małe, że nie nazywam ich nawet częściami, ale właśnie cząstkami.

I bynajmniej nie mam na myśli zrobienia sobie szczegółowego planu realizacji celu. Jeśli od dawna coś odkładasz, to stanowczo odradzam ci robienie planów. Chodzi o zrobienie jednego mikroskopijnego kroku związanego z twoim celem. Na przykład:

- chcesz zacząć zdrowiej się odżywiać? Z każdego deseru odkrawaj pierwszy kęs i wyrzucaj,

- chcesz utrzymywać porządek w pokoju? Każdego dnia odłóż jedną rzecz na swoje miejsce,

- masz do napisania pracę? Zacznij od pisania jednego zdania dziennie,

- chcesz zacząć regularnie biegać? Załóż strój do joggingu i miej go na sobie w domu przez pół godziny dziennie (tak jest, nie musisz nawet nigdzie wychodzić).

Śmieszą cię powyższe pomysły? I bardzo dobrze! O to właśnie chodzi. Twój krok ma być na tyle mały, by nie miał żadnej szansy wzbudzić strachu. Jeśli na myśl o wykonaniu pierwszego kroku czujesz rosnące napięcie, to znak, że krok jest zbyt duży. Podziel go. Jeśli nadal czujesz się niepewnie, podziel go jeszcze bardziej.

W ten sposób ominiesz lęk. Ty będziesz stąpać na palcach w stronę twojego celu, nabierając coraz większej pewności, a niczym nie niepokojony mechanizm lęku pozostanie uśpiony.

Po pewnym czasie, gdy wykonywanie pierwszego kroku wejdzie ci już w nawyk i będziesz mieć chęć na zrobienie kolejnego, dołącz do swojego działania drugą mikroczynność. Pamiętaj przy tym, że każde działanie ma być dla ciebie łatwe.

W tej chwili być może przychodzi ci do głowy myśl: "Ależ w tym tempie nigdy nie osiągnę celu!" Zapewniam cię jednak, że nie masz powodów do zmartwień. Zrealizujesz swój cel stopniowo, pewnie nawet szybciej niż myślisz. Najtrudniej jest rozwinąć prędkość, kiedy się startuje, później działa już siła pędu. Poza tym, co jest lepsze - tworzenie ambitnych planów, których nigdy nie wprowadzisz w życie, czy wykonanie jednego, bardzo małego, ale realnego kroku?

Metoda, którą powyżej opisałam nazywa się kaizen. Jej skuteczność została dowiedziona w wielu badaniach. Więcej o metodzie kaizen tutaj.

Opis na podstawie książki "Filozofia kaizen" autorstwa dr. Roberta Maurera.